Biura open space stały się symbolem nowoczesności i elastyczności w organizacji pracy. Coraz więcej firm, szczególnie w sektorze usług, decyduje się na takie otwarte przestrzenie, które sprzyjają komunikacji i współpracy między pracownikami. Jednak, choć takie biura wyglądają efektownie, to ich utrzymanie w czystości stanowi znacznie większe wyzwanie niż w przypadku tradycyjnych, zamkniętych pomieszczeń.
Sprzątanie biur open space to zupełnie inna rzeczywistość. Otwarta przestrzeń, kilkadziesiąt stanowisk pracy, nieustanny ruch pracowników i konieczność dbania o delikatny sprzęt elektroniczny – wszystko to sprawia, że standardowe metody sprzątania często okazują się niewystarczające. Z doświadczenia wiem, że w tego typu biurach kluczowe znaczenie ma odpowiednie zaplanowanie działań porządkowych oraz zastosowanie sprzętu, który umożliwia szybkie i ciche wykonywanie zadań, bez zakłócania pracy zespołu.
W tym artykule pokażę, jakie wyzwania stawia sprzątanie biur open space i jakie rozwiązania sprawdzają się najlepiej. Podpowiem również, w jaki sposób zorganizować codzienne utrzymanie porządku, by biuro przez cały czas prezentowało się nienagannie, a jednocześnie nie wpływało to negatywnie na komfort pracowników.
Gotowi? To zaczynamy!
Jakie wyzwania stawia sprzątanie biura open space?
Sprzątanie biur typu open space to coś zupełnie innego niż standardowe porządki w mniejszych, wydzielonych pomieszczeniach. Przestrzeń jest otwarta, często ogromna, a pracownicy przemieszczają się niemal bez przerwy. Przez lata zauważyłem, że właśnie ta specyfika powoduje, iż sprzątanie open space rodzi kilka typowych problemów. Warto je poznać, zanim przejdziemy do omawiania najlepszych rozwiązań.
Duża powierzchnia – więcej do posprzątania, mniej czasu
W biurach open space sprzątanie niemal zawsze dotyczy znacznie większej powierzchni niż w tradycyjnych biurach. Często są to setki metrów kwadratowych wykładzin, dziesiątki stanowisk pracy, korytarze, sale konferencyjne i strefy socjalne – wszystko połączone w jedną otwartą przestrzeń.
Problem pojawia się, gdy czas na sprzątanie jest ograniczony, a prace muszą być wykonane szybko i sprawnie. Biuro zazwyczaj nie może sobie pozwolić na wielogodzinny przestój. Czasami mam do dyspozycji zaledwie dwie-trzy godziny przed rozpoczęciem pracy biura lub po jego zamknięciu. W takiej sytuacji liczy się tempo, dobra organizacja i sprzęt, który pozwala szybko przejść przez całą powierzchnię, nie pomijając żadnego fragmentu.
Stały ruch pracowników sprzątanie „na żywo”
Open space to przestrzeń, która praktycznie nigdy nie „zasypia”. Pracownicy przemieszczają się po biurze przez cały dzień – jedni rozmawiają przy biurkach, inni prowadzą telekonferencje, ktoś przechodzi po kawę, a ktoś inny w tym samym czasie rozkłada dokumenty na stole projektowym.
W takich warunkach sprzątanie często odbywa się na oczach wszystkich. Czasem nie ma innego wyjścia – odkurzam lub ścieram podłogi, gdy wokół pracują ludzie. To sytuacja, w której muszę działać cicho, dyskretnie i sprawnie, by nikomu nie przeszkadzać. Przez lata nauczyłem się, że dobry sprzęt to podstawa – cichy odkurzacz i mop, który nie zostawia mokrych śladów, to absolutna konieczność.
Pamiętam sytuację, gdy jedna z firm poprosiła mnie o sprzątanie między 8:00 a 10:00, bo taki był jedyny wolny czas. Gdybym wtedy użył tradycyjnego głośnego odkurzacza, pewnie dostałbym od razu skargi. Na szczęście miałem cichy sprzęt, a cała operacja przeszła niemal niezauważona.
Sprzęt komputerowy i biurowy – czystość, ale bez ryzyka uszkodzeń
Biura open space to nie tylko biurka i podłogi. To także dziesiątki komputerów, monitorów, klawiatur, drukarek, kabli i gniazdek. Często widzę, że osoby sprzątające, które nie mają doświadczenia, traktują te powierzchnie jak każde inne – używają zbyt mokrych ścierek albo spryskują płynem monitor, ryzykując jego uszkodzenie.
Ja zawsze podchodzę do sprzętu elektronicznego z wyjątkową ostrożnością. Korzystam z antystatycznych ściereczek i dedykowanych środków, które nie zostawiają smug. Nigdy nie nanoszę płynów bezpośrednio na monitor – zawsze najpierw na ściereczkę. Zdarzyło mi się kiedyś ratować biuro po „samodzielnym sprzątaniu”, gdy pracownik zalał klawiaturę płynem do szyb. Takie sytuacje mogą być kosztowne, dlatego lepiej od razu postawić na fachowe podejście.
Sprawdzone rozwiązania przy sprzątaniu open space
Znając już największe wyzwania związane ze sprzątaniem biur open space, warto przejść do praktyki, czyli tego, jakie rozwiązania najlepiej sprawdzają się w codziennej pracy. Przez lata współpracy z różnymi firmami wypracowałem pewne schematy i techniki, które pozwalają mi sprzątać duże, otwarte przestrzenie szybko, skutecznie i – co najważniejsze – bez zakłócania pracy zespołu.
Harmonogram dopasowany do rytmu biura
Pierwszą rzeczą, jaką zawsze ustalam z klientem, jest harmonogram sprzątania. Każda firma działa inaczej. W niektórych biurach pracownicy pojawiają się o 8:00, w innych elastyczne godziny sprawiają, że ktoś jest na miejscu już o 6:00, a inni wychodzą dopiero po 20:00. Są też firmy, w których open space „żyje” praktycznie całą dobę.
Dlatego tak ważne jest dopasowanie godzin sprzątania do tego rytmu. Zdarzało mi się sprzątać biura, które pustoszały dopiero po 22:00, a także takie, w których najlepszym momentem był poranek od 5:00 do 7:00. Nie ma uniwersalnej recepty, ale zawsze sugeruję klientom, żeby sprzątanie odbywało się wtedy, gdy natężenie ruchu jest najmniejsze. To minimalizuje ryzyko przeszkadzania pracownikom i skraca czas potrzebny na porządki.
Podział przestrzeni na strefy sprzątania
W dużych open space’ach świetnie sprawdza się podział biura na strefy. Nie sprzątam wszystkiego naraz. Zamiast tego dzielę przestrzeń na mniejsze sektory i każdego dnia koncentruję się na innym fragmencie. Dzięki temu prace są mniej uciążliwe dla pracowników, a ja mogę dokładniej zająć się każdą częścią biura.
Na przykład:
- Poniedziałek – dokładne odkurzanie i mycie podłóg w strefie A.
- Wtorek – gruntowne czyszczenie kuchni i strefy relaksu.
- Środa – stanowiska pracy w strefie B – odświeżenie biurek i sprzętu.
- Czwartek – toalety i korytarze.
- Piątek – okna i przegląd całości.
Codziennie utrzymuję ogólny porządek, ale większe, bardziej czasochłonne prace rozkładam na poszczególne dni. Dzięki temu unikam sytuacji, w której jedno wielkie sprzątanie paraliżuje pracę biura.
Specjalizacja zespołu sprzątającego
Jeśli sprzątaniem open space zajmuje się większy zespół, zawsze proponuję podział obowiązków. W praktyce wygląda to tak, że jedna osoba odpowiada za podłogi i wykładziny, druga za biurka i sprzęt, a trzecia zajmuje się kuchnią i strefami socjalnymi. Każdy wie, co ma robić, co skraca czas sprzątania i zwiększa dokładność.
Jakie środki i sprzęt sprawdzają się najlepiej w biurach open space?
Sprzątanie biur open space wymaga nie tylko dobrej organizacji, ale także odpowiedniego wyposażenia. Przez lata pracy nauczyłem się, że to, czym sprzątam, ma ogromny wpływ na tempo, skuteczność i komfort osób, które w tym czasie pracują w biurze. Nieodpowiedni sprzęt potrafi zepsuć nawet najlepiej zaplanowane działania. Dlatego zawsze stawiam na narzędzia, które ułatwiają mi pracę i jednocześnie nie przeszkadzają pracownikom.
Szybkie i ciche urządzenia do sprzątania
Biura open space to miejsca, gdzie hałas jest szczególnie uciążliwy. Odkurzacz, który „wyje” między biurkami, może skutecznie rozproszyć każdego, kto próbuje się skupić. Dlatego zawsze wybieram sprzęt o niskim poziomie hałasu. Specjalne modele odkurzaczy dla biur, które pracują ciszej, ale równie skutecznie jak standardowe.
Przykład z życia:
W jednej z firm, z którą współpracuję, pracownicy bardzo skarżyli się na hałas poprzedniej ekipy sprzątającej. Każde wieczorne sprzątanie wiązało się z irytacją i przerywanymi wideokonferencjami. Dopiero wymiana sprzętu na cichy odkurzacz i mopy z szybkoschnącą końcówką sprawiła, że mogłem pracować niemal niezauważony.
Często też korzystam z mopów parowych – świetnie sprawdzają się na twardych powierzchniach i szybko schną, co minimalizuje ryzyko poślizgnięcia się przez pracowników.
Bezpieczne środki do sprzętu komputerowego
W open space sprzęt biurowy jest dosłownie wszędzie. Monitory, laptopy, klawiatury, drukarki, telefony. Czyszczenie ich wymaga ostrożności i stosowania odpowiednich preparatów. Unikam uniwersalnych płynów. Zamiast tego korzystam z dedykowanych środków do ekranów i elektroniki, które nie zostawiają smug i nie zawierają substancji mogących uszkodzić powierzchnię urządzeń.
Zawsze mam pod ręką ściereczki z mikrofibry i sprężone powietrze – szczególnie przy klawiaturach to nieocenione narzędzie. Dzięki niemu mogę szybko usunąć okruchy i kurz spomiędzy klawiszy, nie ryzykując zalania sprzętu.
Wózki sprzątające – mobilność i organizacja pracy
W dużych przestrzeniach open space mobilność to podstawa. Kiedyś próbowałem radzić sobie bez wózka sprzątającego – kończyło się to ciągłymi powrotami po środki czystości, nowe ściereczki czy worki na śmieci. Teraz zawsze pracuję z profesjonalnym wózkiem, na którym mam wszystko, czego potrzebuję.
Dzięki temu nie tracę czasu na chodzenie tam i z powrotem, a cały proces sprzątania jest płynny i zorganizowany. W open space, gdzie odległości są spore, taki wózek to po prostu oszczędność czasu i nerwów.
Jak dbać o porządek na co dzień, by sprzątanie open space było łatwiejsze?
Regularne sprzątanie przez firmę zewnętrzną to podstawa, ale utrzymanie biura open space w czystości na co dzień wymaga także zaangażowania samych pracowników. Zauważyłem, że tam, gdzie panują dobre nawyki, sprzątanie przebiega szybciej, a biuro po prostu lepiej wygląda przez cały czas. Nie oznacza to, że każdy pracownik musi sprzątać swoje stanowisko – chodzi raczej o kilka prostych zasad, które pomagają unikać bałaganu i ułatwiają mi późniejsze prace porządkowe.
Odkładanie rzeczy na miejsce – prosta, ale kluczowa zasada
Jednym z najczęstszych problemów, które zauważam w open space, jest gromadzenie się przedmiotów na biurkach, w kuchni czy w strefach wspólnych. Zostawione kubki, papierowe talerzyki, notatki, długopisy – to wszystko sprawia, że sprzątanie staje się trudniejsze i dłuższe. Zdarza się, że muszę najpierw posprzątać biurka z rzeczy osobistych, zanim w ogóle mogę je wyczyścić.
Najlepiej sprawdza się zasada „czystego biurka”. Pod koniec dnia każdy pracownik sprząta swoje stanowisko, chowa dokumenty, wyrzuca śmieci i zabiera kubki do kuchni. Tam, gdzie udało mi się przekonać klientów do wdrożenia takiej praktyki, sprzątanie idzie zdecydowanie sprawniej.
Wspólna odpowiedzialność za kuchnię i strefy socjalne
Kuchnia w open space to miejsce, które często wygląda najgorzej. Rozlane napoje, brudne blaty, sterty kubków w zlewie. Widziałem biura, w których kuchnia była „zmorą” nie tylko dla ekipy sprzątającej, ale i dla samych pracowników.
Zauważyłem, że dobrze działają proste zasady, np.
- Każdy po sobie sprząta.
- Naczynia po posiłku od razu lądują w zmywarce.
- Plamy i rozlane płyny ściera się od razu.
Nie chodzi o rygorystyczny regulamin. Wystarczy uświadomić zespołowi, że kuchnia jest wspólna i jeśli każdy zostawi po sobie porządek, będzie po prostu przyjemniej. Firmy, które stosują takie podejście, rzadziej muszą prosić o dodatkowe sprzątanie kuchni.
Kosze na śmieci – lepiej więcej niż za mało
Zdarzało mi się pracować w open space, gdzie na całe biuro stał jeden kosz w rogu sali. Efekt? Śmieci piętrzyły się na biurkach, a pracownicy nie chcieli tracić czasu na chodzenie po całej sali z papierkiem po batonie.
W dużych przestrzeniach lepiej ustawić kilka mniejszych koszy, np. po jednym na dwa-trzy stanowiska. Warto też pamiętać o pojemnikach na odpady segregowane, zwłaszcza w kuchni. Dzięki temu pracownicy od razu pozbywają się niepotrzebnych rzeczy, a ja nie muszę zbierać odpadków porozrzucanych po całym biurze.
Małe środki czystości pod ręką – szybka reakcja na zabrudzenia
Plama po kawie na wykładzinie? Rozlany sok na biurku? Im szybciej zareaguję, tym łatwiej uniknąć trwałych śladów. Dlatego zawsze doradzam klientom, by mieli w biurze kilka podstawowych środków czystości, np. chusteczki do powierzchni, ręczniki papierowe, spray do szyb.
Firmy, które wdrożyły taki „zestaw ratunkowy”, rzadziej zgłaszają mi poważniejsze zabrudzenia. Pracownicy od razu działają, a ja później mogę jedynie dopracować szczegóły, zamiast walczyć z zaschniętymi plamami.
Sprzątanie biura open space to zadanie, które wymaga nie tylko regularności, ale przede wszystkim dobrze przemyślanej organizacji. Otwarta przestrzeń, duża liczba stanowisk pracy, ciągły ruch pracowników i obecność sprzętu komputerowego sprawiają, że standardowe metody sprzątania często okazują się niewystarczające.
Z doświadczenia wiem, że klucz do sukcesu tkwi w kilku zasadach:
- Dostosowanie harmonogramu sprzątania do rytmu pracy biura, tak aby działania porządkowe nie zakłócały codziennych obowiązków pracowników.
- Podział przestrzeni na strefy, co pozwala sprzątać dokładnie i bez dezorganizowania całego biura.
- Specjalizacja zespołu sprzątającego, dzięki której każda osoba wie, za co odpowiada, co skraca czas pracy i podnosi jej jakość.
- Wykorzystywanie cichego sprzętu i odpowiednich środków czystości, które pozwalają na bezpieczne sprzątanie nawet w obecności pracowników i przy delikatnym sprzęcie elektronicznym.
- Zaangażowanie pracowników w dbanie o porządek na co dzień, co ułatwia utrzymanie czystości i pozwala uniknąć większych zaniedbań.
Decydując się na współpracę z profesjonalną firmą sprzątającą, zyskujesz pewność, że biuro open space będzie zawsze prezentowało się nienagannie, a sprzątanie przebiegnie szybko i dyskretnie. Dzięki temu Twoi pracownicy mogą skupić się na swoich obowiązkach, a przestrzeń biurowa pozostaje wizytówką firmy – zarówno dla zespołu, jak i odwiedzających klientów.
Szukasz zaufanej firmy, która zadba o porządek w Twoim biurze open space? Skontaktuj się ze mną – wspólnie ustalimy harmonogram dopasowany do Twoich potrzeb i sprawimy, że Twoje biuro będzie lśnić każdego dnia!
